Le rôle de la certification ISO 9001 n’est plus à discuter dans la croissance d’une entreprise. Elle assure les bonnes bases organisationnelles et le développement commercial de l’entreprise. Mais, il faut souligner que sa réussite nécessite une bonne préparation. Voici les étapes pour y parvenir.
Évaluer son périmètre d’action
Il faut définir les sites concernés et les activités. Il faut prendre en compte les critères tels que l’engagement de la direction ainsi que la durée nécessaire pour obtenir la certification. L’obtention d’une certification de type ISO 9001 en quatre mois n’est pas raisonnable. En réalité, il faut compter entre un an et un an et demi.
Faire un état des lieux
L’état des lieux concerne le champ organisationnel. Il intègre l’implication de la direction et la détermination des pistes d’amélioration. Le recrutement d’un consultant externe est essentiel. En effet, son rôle consiste à préparer soigneusement le terrain avant la certification proprement dite. Sa mission principale sera de fournir les instructions sur la marche à suivre, et de conscientiser l’ensemble du personnel sur les enjeux liés à la qualité.
Cartographier les processus
La cartographie des processus s’obtient à partir de l’approche par processus. Celle-ci est la meilleure méthode pour obtenir la certification ISO 9001. Elle consiste à modéliser toutes les activités concernées pour garantir le meilleur service et/ou produit aux clients.
Les différentes étapes pour cartographier ses processus
Les entreprises qui visent une certification doivent introduire l’ensemble de leurs activités dans le périmètre qu’elles souhaitent certifier.
Transformer les sous-activités et les services en processus
En réalité, les entreprises se composent de nombreux processus. L’approche processus vise à décrire ces processus. Puisque les entreprises sont composées de nombreux services et directions. La transformation des services en processus est une approche visant à hiérarchiser les activités. Au sein de l’entreprise, les processus se classent en trois catégories :
- Le processus de management : mets en place la politique et déploie les objectifs au sein de l’organisme ;
- le processus de réalisation : prends part de manière directe à la réalisation d’un service et d’un produit ;
- le processus de support : participe à la réalisation et au bon déroulement, en apportant les ressources utiles.
Décrire les interactions des processus
La version 2015 de la norme ISO 9001 exige la détermination des processus et leur mise en œuvre. De manière générale, le responsable qualité assure le pilotage de processus. Ainsi, une fiche processus doit :
- définir la séquence des processus, les objectifs du processus et les objectifs qualité ;
- définir les responsabilités et autorités, les chapitres du normatif en lien avec les activités du processus ;
- identifier les données de sortie, les données d’entrée et les pilotes de processus,
- déterminer les interactions avec les autres processus.
Cette fiche doit tenir compte des opportunités et des risques.
Il faut aussi établir une fiche de procédure. Elle représente la manière d’accomplir une activité ou un processus. Elle définit qui fait quoi ?, quand ? Et comment ?
Pour l’ISO 9001, version 2015, voici les informations par paragraphe qu’il faut obligatoirement documenter : Leadership/politique/direction :
- Chapitre 4.3 : Domaine d’application du système de management de la qualité ;
- chapitre 4.4.2 : les éléments de preuve nécessaire à la mise en œuvre des processus et les éléments de preuve qui démontrent la mise en œuvre des processus ;
- chapitre 5.2.2 : la politique qualité ;
- chapitre 6.2.1 : les objectifs qualité pour les processus.
Avant l’audit de certification de l’organisme certificateur, il est possible pour l’entreprise de s’auto évaluer et d’être accompagnée sur les exigences qu’elle n’a pas identifiées.
